Äntligen, ett anpassat verktyg för effektiva och anpassade upphandlingar av utemiljöentreprenader

Nu kan även kommunala förvaltningar handla upp ändamålsenlig och effektiv utemiljöentreprenad. Nyss kom en utveckling av Aff-verktyget gällande utemiljö, gata, park och vinterväghållning. Här ger Per Ollas, Svefas expert på upphandlingar, 6 tips på framgångsrik utemiljöupphandling.

Aff Forum har precis lanserat en utveckling av Aff-verktyget som avser utemiljö genom att arbeta in gata, park och vinterväghållning på allmän platsmark i strukturen under Utemiljö.

Tidigare har verktyget främst varit inriktat på fastigheter med byggnader på, men nu finns en utvecklad version som underlättar för kommuner att handla upp.

Svefa tipsar om hur kommunala förvaltningar kan använda det utvecklade systemet för att få en effektiv utemiljöentreprenad.

Varför använda Aff och ABFF för upphandling av utemiljö?

Många kommuner handlar idag upp drift av gata och park samt vinterväghållning med hjälp av ABT-regelverket i stället för ABFF och får därmed en entreprenad mer anpassad för projekt än för tjänster.

Tillsyn och skötsel av gata och park innehåller ju ett stort mått av repetitivt återkommande arbeten och där är strukturen i Aff överlägsen ABT-regelverket.

När nu Aff-verktyget äntligen är utvecklat för gata och park blir det enklare att ställa just de krav som man sedan tidigare kunnat ställa för markupphandlingar inom fastighetsförvaltning.

God paketering och tydliga mallar

Som upphandlare av utemiljö så finns mycket att vinna på att ha bra, kvalitetssäkrade och genomarbetade mallar att utgå ifrån.

Svefa, som gör ca 30 utemiljöupphandlingar per år, har sett till att anpassa mallar till det nya verktyget. Svefa har tagit fram paketerade förfrågningsunderlag som bygger på den nya versionen så man har en bra grund att utgå ifrån i samband med en ny upphandling.

Förfrågningsunderlagen omfattar vinterväghållning, grönytor inklusive parker, vägar och utrustning för belysning, lekplatser, idrottsanläggningar, bostadsområden med mera. Förfrågningsunderlagen är uppdelade i en version för fastigheter och en version för gata, park och vinterväghållning beroende på vilka behov som finns.

– Det är på tiden att Aff Forum tagit fram skräddarsydda texter och en kodstruktur som är anpassad för gata, park och vinterväghållning”, säger Per Ollas, Affärschef för Upphandlingsstöd på Svefa. Han fortsätter:

– På Svefa har vi gjort en del sådana upphandlingar och har fått bygga ut den befintliga strukturen som tidigare var anpassad enbart för byggnader med tillhörande mark. Den nya strukturen tillsammans med de allmänna bestämmelserna, ABFF och Aff-definitionerna gör nu att Aff-systemet passar ännu bättre för den typen av avtal. Tittar vi på de avtal som idag finns för gata, park och vinterväghållning i kommunerna så bygger de ofta på ABT (allmänna bestämmelser för totalentreprenader inom bygg och anläggning) vilket inte är bra då det regelverket är gjort för projekt och inte för repetitivt återkommande arbeten som du har i tillsyn och skötselentreprenader.

Bra återkoppling från branschen

Svefa har redan hunnit börja testa det nya verktyget på att par upphandlingar och fått bra återkoppling från upphandlande myndigheter.

Framför allt är det bra att slippa ta fram nya strukturer för varje ny upphandling, nu finns en specifik kodstruktur från Aff Forum och det blir jämförbart på ett effektivt sätt för både beställarna och leverantörerna.

Svefas 6 tips för en framgångsrik utemiljöupphandling

1. Bestäm tidigt i processen vad som är målsättningen med avtalet, högre kvalitet, lägre pris, hållbarhetsfokus, eller vad det nu kan vara. Då blir tydligt hur kraven i förfrågningsunderlaget ska formuleras och hur utvärderingsmodellen ska viktas.
2. Gör en ordentlig genomlysning av nuvarande entreprenad, vad har fungerat bra och mindre bra och varför, ta med den erfarenheten in i nästa upphandling.
3. Ta fram tydligt underlag som beskriver objekten så det blir enkelt för anbudslämnaren att förstå omfattningen, ta hjälp att upprätta kartmaterial om så behövs!
4. Se till att förstå hur branschen fungerar, vad är en lämplig paketering för att få attraktiva anbud? Bör man kanske kombinera vinter och sommar för att anbudslämnaren ska få ihop sin bemanning?
5. Säkerställ att det finns en kunnig och engagerad beställarorganisation som kan avtalet och som kontrollerar och följer upp
6. Ta hjälp av rätt kompetens som kan Aff och utemiljöupphandlingar! Vi ser många fall av misslyckade entreprenader och ofta är det beroende på att någon av punkterna ovan inte är ordentligt hanterade. Hjälp i rätt tid innebär ofta färre problem under själva entreprenadtiden.