Svefa Guide - 7 steg till att bli en bra beställare

Sällan har fastighetsförvaltning varit i ropet som nu. Branschen är pressad på kostnadssidan och vakanserna riskerar att öka. Förmågan att vara smart i sin förvaltning och ha bra beställarkompetens är därför än mer viktiga för fastighetsägare nu.

I ansvaret som fastighetsförvaltare gäller det att förstå och aktivt arbeta med sitt uppdrag, oavsett för vem du arbetar.

En långsiktig ägare behöver agerande som matchar det längre perspektivet och för en kortsiktigare aktör med en tydligare exit kan ofta förvaltningsleveransen vara avgörande för värdeutvecklingen på fastigheten.

I förståelsen av uppdraget ligger även hantering av informationsmängder och ingående avtalsrelationer, både med hyresgäster och leverantörer.

1. Steg 1 - säkerställa information
   Börja med att säkerställa informationen som behövs för att fatta bra beslut som förvaltare. Vilka systemstöd underlättar korrekt och uppdaterad information över tid? Hur ser förutsättningarna ut just här och nu, hur stora kostnader har du för energi och vad kan en insats ge för effekt framåt avseende till exempel energiklass? Är det något som premieras i ditt förvaltningsuppdrag och som dessutom ger nöjdare kunder? Eller är uppdraget istället att säkerställa att energiförbrukningen är korrekt? Vilken informationsgrund står du på?
2. Steg 2 – juridiska förutsättningar
   Nästa steg är att få kunskap om ingående juridiska förutsättningar, för att kunna agera på den information som ligger till grund för bra beslut. Inom fastighetsförvaltning finns ju Aff/ABFF som ett utmärkt verktyg som balanserar både beställare och leverantörers åtaganden. Vidare behövs kunskap om hyresjuridik. Hur ser mina legala rättigheter ut inför en beställning eller en diskussion med en hyresgäst? Vilka åtagande har jag i avtalet och vilka åtaganden har motparten.
3. Steg 3 – uppföljning och kontroll
   Se till att ha uppföljning och kvalitetskontroll. Vi ser oroväckande ofta beställare som inte har en aktiv avtalsuppföljning när det gäller leverantörer. Om man som beställare inte följer upp eller ifrågasätter otydligheter i fakturor, leveranser, kvalitet eller brister i överenskomna tidplaner öppnar man upp för framtida brister i kvalitet. Att dessutom addera kvalitetskontroller i arbetet är ett sätt för dig att göra stickprov på viktiga frågor för dig relativt ditt uppdrag.
4. Steg 4 – regelbundna möten
   Boka in regelbundna avtalsmöten. Att ha inbokade avstämningar med sina leverantörer med tydliga agendor innebär att bägge parter är tvungna att på regelbunden basis gå igenom leveransen sedan sist och säkerställa att åtgärder sker framåt för det som inte fungerar.
5. Steg 5 – återigen, juridik
   Våga reklamera! Regelverken i avtalen finns ju till för att kunna användas vid behov och där är reklamationen en mycket bra väg framåt när kvaliteten i en leverans är på väg åt fel håll. Antingen får parterna upp den på banan igen, eller så bygger du som beställare ett bättre case för att kräva ersättning framåt. Att reklamera är inte otrevligt, det är att följa avtalad princip för kvalitetsbrist som bägge parter skrivit under. Vet du inte hur man gör finns det hjälp att få.
6. Steg 6 – utvärdera och förbättra
   Slutligen, jobba med utvärdering och förbättring, tillsammans med dina leverantörer. Troligen finns det mycket kunskap som du kan ta del av från leverantörerna och dessutom behöver de förstå dina behov framåt som representant för fastighetsägaren. Dessutom kan det vara en positiv effekt som påverkar er relation att du som beställare är intresserad av att utveckla relationen och lära dig mer om den tjänst du beställt.

Ta rollen som beställare på allvar
För att klara av att agera enligt stegen 1– 6 ovan krävs att din organisation är riggad att klara av ett strukturerat förhållningssätt till rollen som beställare och att du och dina kollegor premieras utifrån det förhållningssättet.

Det finns mycket att vinna på att höja sin beställarkompetens och enormt mycket att förlora på att inte ta sin roll som beställare på allvar. Behöver du som förvaltare stöd att förklara vad strukturen kan ge finns det hjälp att få och många goda exempel att ta del av.